Cómo gestionar permisos y desactivar accesos

Objetivo

Controlar con precisión qué ve y qué puede hacer cada usuario de tu cuenta, y retirar el acceso de forma segura cuando alguien sale del equipo.

Antes de empezar

Necesitas:

Acceso de administrador.
Tener claro qué módulos necesita cada persona para su trabajo.

Permisos por módulo

A los usuarios con rol Usuario les puedes habilitar o deshabilitar módulos completos. Al editar un usuario (Configuración → Mi equipo → editar → Roles y permisos) puedes controlar el acceso a áreas como:

Conversaciones
Contactos
Oportunidades
Calendarios
Automatización (workflows)
Marketing
Sitios (páginas, funnels, formularios, encuestas)
Pagos
Reportes
Reputación
Configuración de la cuenta

Si desactivas un módulo, el usuario ni siquiera lo ve en su menú.

Captura pendiente — pantalla de Roles y permisos con los módulos

"Solo datos asignados": vendedores que ven solo lo suyo

Para perfiles comerciales hay un control clave: Solo datos asignados. Al activarlo, ese usuario únicamente verá:

Los contactos asignados a él.
Las oportunidades de las que es responsable.
Las citas y tareas a su nombre.

Es la configuración recomendada para vendedores: cada uno trabaja su propia cartera sin ver la de los demás.

Copiar permisos entre usuarios

Para no configurar de cero cada vez:

Edita al usuario nuevo.
En Roles y permisos, usa Copiar permisos.
Elige al usuario que sirve de referencia y aplica.

Desactivar o eliminar un acceso

Cuando alguien deja el equipo:

Ve a Configuración → Mi equipo.
Edita al usuario o usa las opciones de su ficha para eliminarlo.
Reasigna sus contactos y oportunidades a otro integrante para no perder el seguimiento.

Hazlo el mismo día de la salida: cada acceso activo es una puerta a la información de tus clientes.

Buenas prácticas

Revisa los accesos una vez al mes y elimina los que ya no se usan.
Rol de Administrador solo para quienes administran la cuenta.
Activa la verificación en dos pasos a todo el equipo cuando sea posible.

Si algo no funciona

"Un usuario no ve un módulo que necesita." Edita sus Roles y permisos y habilita ese módulo; guarda y pídele que recargue la página.
"Desactivé un módulo pero las automatizaciones siguen funcionando." Correcto: los permisos limitan lo que la persona ve y hace; los workflows activos siguen corriendo. Asegúrate de que al menos un administrador pueda gestionarlos.
"Eliminé un usuario y sus contactos quedaron sin dueño." Reasígnalos desde Contactos u Oportunidades a otro integrante del equipo.

Resultado esperado

Cada usuario ve solo lo que necesita, los vendedores trabajan su propia cartera, y los accesos de personas que salieron quedan cerrados.